Agencja HR – zakres usług związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi

Planowanie zatrudnienia wymaga uwzględnienia nie tylko liczby wolnych stanowisk, lecz również zakresu zadań, wymaganych kwalifikacji i warunków, jakie można zaoferować kandydatom. W praktyce trudności pojawiają się na prawdę często wówczas, gdy opis stanowiska nie odpowiada codziennej pracy lub wymagania wobec pracownika są zbyt szerokie. Znajdowanie stosownej osoby może wówczas trwać dłużej, a kolejne rozmowy nie prowadzą do wyboru kandydata.

Agencja HR może uczestniczyć w porządkowaniu tego procesu, między innymi przez analizę potrzeb kadrowych, uwarunkowanie kryteriów naboru i określenie sposobu oceny zgłoszeń. Ważne jest przy tym rozróżnienie zaleceń koniecznych od dodatkowych. Jeżeli pracodawca oczekuje kilkuletniego doświadczenia, znajomości wielu narzędzi i zupełnej dyspozycyjności, powinien określić, które z owych warunków realnie wynikają z charakteru stanowiska. Takie ustalenia wpływają na liczbę dostępnych kandydatów i przebieg dalszych etapów rekrutacji.

Sposób prowadzenia naboru zależy od rodzaju stanowiska oraz sytuacji na rynku pracy. W sytuacji pracy wymagającej konkretnych uprawnień ważne jest sprawdzenie dokumentów i zakresu dotychczasowych obowiązków. Przy stanowiskach opartych na kontakcie z klientem większe znaczenie mogą mieć sposób komunikacji, umiejętność rozwiązywania problemów i doświadczenie w podobnych sytuacjach. Agencja rekrutacyjna może zajmować się publikacją ofert, analizą aplikacji, prowadzeniem wstępnych rozmów a także przekazywaniem pracodawcy informacji o osobach spełniających ustalone kryteria. Nie znaczy to jednak, że każdą kompetencję da się oszacować na bazie dokumentów lub krótkiej rozmowy. Niektóre kwalifikacji wymagają zadania praktycznego, a inne można zweryfikować dopiero w trakcie wykonywania zadań. Istotne jest też przekazywanie kandydatom informacji o kolejnych etapach naboru. Brak odpowiedzi, zmiana zaleceń w trakcie procesu lub niejasny opis wynagrodzenia mogą utrudniać podjęcie wyborów obu stronom.

Osobnym zagadnieniem jest implementację formy współpracy do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Niektóre stanowiska mają charakter stały, inne ukazują się w związku z sezonowym wzrostem liczby zamówień, zastępstwem lub realizacją określonego projektu. W takich przypadkach agencja zatrudnienia może uczestniczyć w pośrednictwie pracy lub organizacji zatrudnienia tymczasowego, zależnie od zakresu prowadzonej działalności i przyjętego modelu współpracy. Przed rozpoczęciem rekrutacji trzeba ustalić przewidywany czas pracy, liczbę potrzebnych osób, miejsce wykonywania zadań a także warunki umowy. Warto też uwzględnić czas niezbędny na wdrożenie nowych pracowników. Samo obsadzenie stanowiska nie rozwiązuje wszystkich problemów kadrowych, jeżeli osoba zatrudniona nie otrzyma informacji o procedurach, narzędziach i podziale odpowiedzialności. Przy większej liczbie nowych pracowników znaczenie moraz organizacja szkoleń i przystępność ludzi, którzy mogą udzielać wsparcia w pierwszych dniach pracy. Niedopasowanie harmonogramu wdrożenia do rzeczywistych możliwości zespołu może wpływać na terminowość wykonywania zadań.

Współpraca przy rekrutacji wiąże się też z przetwarzaniem danych kandydatów i zobowiązaniem odpowiedzialności za poszczególne działania. Dokumenty aplikacyjne zawierają informacje, które powinny być wykorzystywane zgodnie z bieżącymi przepisami i w zakresie niezbędnym do prowadzenia naboru. Znaczenie ma określenie zasad dostępu do dokumentacji, sposobu przekazywania danych oraz okresu ich przechowywania. Równie na prawdę istotna jest zgodność informacji zawartych w ogłoszeniu z faktycznymi warunkami pracy. O ile podczas rozmów okazuje się, że obowiązki, uposażenie albo godziny pracy różnią się od wcześniejszych ustaleń, kandydat może wycofać własną aplikację, a proces należy zacząć ponownie. Z tego względu osoby odpowiedzialne za rekrutację powinny na bieżąco przekazywać sobie informacje o zmianach i uaktualniać kryteria naboru jedynie wtedy, gdy istnieje ku temu spostrzeżenie. Przemyślany podział zadań pozwala zachować spójność procesu, jednak niejasne ustalenia mogą prowadzić do opóźnień, powielania pracy i rozbieżności w ocenie kandydatów.

Więcej: agencja rekrutacyjna.